Der Begriff „Work-Life-Balance“ ist in der modernen Arbeitswelt in aller Munde. Flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit oder Mobile Working gewinnen immer größere Bedeutung. Damit sie verwirklicht werden können, ist Flexibilität gefragt – und zwar nicht nur auf Seiten des Arbeitnehmers, sondern vor allem in Bezug auf die Arbeitsorganisation. Digitale Hilfsmittel und Tools machen es möglich: Sie sorgen helfen Angestellten dabei, effizienter zu arbeiten, Beruf und Privatleben optimal zu vereinen und die Arbeit entsprechend der eigenen Bedürfnisse zu gestalten.

Seine Arbeit bequem vom Home-Office aus zu erledigen, kann zur Erhöhung der Lebensqualität führen.

Mobiles Arbeiten: Informationen jederzeit und überall nutzen
Moderne Arbeitsorganisation stützt sich zunehmend auf Software. Sie soll den Arbeitsalltag und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verbessern. Digitales Dokumentenmanagement ist hier ein wichtiges Stichwort. In vielen Branchen ist die digitale Sammlung und Bereitstellung von Informationen gar nicht mehr wegzudenken. In anderen ersetzt sie Schritt für Schritt althergebrachte Methoden. Dokumente und Informationen werden zentral verwaltet und stehen allen Berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Viele Aufgaben geschehen automatisiert – von der Bearbeitung von Dokumenten bis zur Organisation von Abläufen im Betrieb.
Digitale Hilfsmittel erhöhen die Effizienz und somit die Produktivität. Gleichzeitig bringen Sie den Vorteil mit sich, dass Teams auch dann zusammenarbeiten können, wenn sie räumlich voneinander getrennt sind. Effiziente Teamarbeit ist über örtliche Grenzen, ja sogar über Unternehmensgrenzen hinweg möglich. Die sogenannte Präsenzkultur wird im Arbeitsleben immer mehr von flexiblen Modellen verdrängt.

Digitale Tools für ein modernes Arbeitsleben
Mitarbeiter rücken näher zusammen, Entscheidungs- und Informationswege werden verkürzt und Prozesse werden optimiert. Aufgaben können produktiver und vor allem flexibler erledigt werden. Der Einzelne kann sein Arbeitsleben individuell nach den persönlichen Bedürfnissen gestalten und mit dem eigenen Lebenskonzept in Einklang bringen.

Zu den modernen Lösungen einer digitalen Arbeitsorganisation gehören beispielsweise:
– Mitarbeiter- und Webportale
– Digitales Dokumentenmanagement
– Elektronische Akten und elektronische Aktivierung
– Business-Process-Management-Systeme
– Virtuelle Projekträume

Gemeinsam zum Ziel: Teamwork und Projektarbeit
Dank virtueller Projekträume sind alle Mitarbeiter stets auf dem gleichen Stand. Informationen sind jederzeit und ortsunabhängig zugänglich. Jeder hat die Möglichkeit, auch von unterwegs aus oder im Homeoffice auf wichtige Informationen und Daten zuzugreifen – per Smartphone, Tablet oder Laptop.
Cloudbasierte Lösungen und Filesharing sind einfache und kostengünstige Möglichkeiten, um Informationen zu teilen. In puncto Sicherheit sind sie aber nicht die erste Wahl. Wer die Zusammenarbeit mit mobilen Mitarbeitern, externen Geschäftspartnern oder ganzen virtuellen Teams optimieren möchte, setzt im Idealfall auf einen virtuelle Projektraum als digitale Lösung.

Die Vorteile:
– Eine gemeinsame Informationsbasis wird gewährleistet.
– Informationen sind zeit- und ortsunabhängiger zugänglich.
– Daten und Informationen werden innerhalb eines sicheren, geschützten Raumes geteilt.
– Jedes Teammitglied hat jederzeit den aktuellen Informationsstand.
– Automatisierte Funktionen wie z. B. die Erinnerung an Fristen unterstützen die Abläufe.

Über Vorgänge, neue oder geänderte Dokumente, Arbeitsschritte, Fristen und Termine können sich alle Teammitglieder automatisch informieren lassen. So ist jeder innerhalb des Projektes „up to date“. Selbst in Teams, die auch räumlich zusammenarbeiten, ist dies unter Verwendung herkömmlicher Organisationsmittel nicht immer gegeben.

Die Vorteile der digitalen Arbeitsorganisation
Durch die Digitalisierung verändert sich unser Leben ständig. Sie gibt völlig neue Impulse für die Gestaltung des Arbeitslebens. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, aber auch das Verhältnis von Arbeit und Erholung, verbessert sich immer weiter. Auch die Verwirklichung des Einzelnen im Beruf wird gestärkt. Mitarbeiter können eigenständiger arbeiten und rücken gleichzeitig enger zusammen. Insgesamt wird die Lebensqualität im Beruf erhöht. Hier noch einmal die Vorteile im Überblick:

– Work-Life-Balance durch Digitalisierung
– Flexible Arbeitszeitmodelle
– Ortsunabhängiges Arbeiten
– Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
– Familienfreundlichkeit
– Lebensqualität
– Arbeitsmotivation und Selbstständigkeit
– Teamwork und Kollaboration

Die Arbeitswelt wird sich in Zeiten des digitalen Wandels weiter verändern – als Teil einer Welt mit neuen Möglichkeiten, Bedürfnissen und Lebenskonzepten. Job, Freizeit und Familie können immer besser vereint werden und die Work-Life-Waage bleibt im Gleichgewicht. Die Motivation der Mitarbeiter kommt letztlich dem Unternehmen zugute: die perfekte Win-Win-Situation.

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