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Die Personaleinsatzplanung (PEP) in Unternehmen verändert sich seit einigen Jahren sehr stark. Inzwischen sind viele Unternehmen dazu in der Lage, die Vorteile der Digitalisierung auch auf ihrem Gebiet nutzbar zu machen. Wir blicken in diesem Artikel auf die Frage, warum die Nachfrage nach diesen Modellen in den letzten Jahren so stark gestiegen ist und welche Vorteile damit für Unternehmen verbunden sind.

DAnk fortschreitender Digitalisierung können viele Arbeiten überall auf der Welt vorgenommen werden – u.a. auch die Personalplanung (Foto: unsplash.com/Tayler Franta).

Auf dem Tablet verfügbar

Für moderne Unternehmen ist es heute nicht mehr notwendig, sich immer zentralisiert auszutauschen. Stattdessen sorgen zum Beispiel Cloud-Lösungen für einen flexiblen Umgang mit aktuellen Inhalten. Inzwischen lässt sich das gleiche Prinzip auch auf dem Gebiet der Personaleinsatzplanung feststellen. Moderne Software bietet Mitarbeitern die Möglichkeit transparent auf alle wichtigen Daten zuzugreifen. Im Vergleich zur klassischen Stempeluhr können sie ihre Arbeitszeit daher noch flexibler erfassen.
Programme wie edpep von eurodata konnten nach diesem Prinzip ihren Marktanteil in den letzten Jahren deutlich erhöhen. Wird die Personaleinsatzplanung digital neu organisiert, ist für die Mitarbeiter nur noch ein Klick auf dem Tablet notwendig. Schon können sie direkt mit der Arbeit beginnen. Dies vereinfacht die unterschiedlichsten Abläufe innerhalb des Unternehmens und sorgt für Effektivität und eine wirksame Entlastung. Auch den Dienstplan können die Angestellten auf diese Weise mobil empfangen.

Mehr Zeit für wichtige Aufgaben

Der Hauptgrund, der aus Sicht der Unternehmen für eine Verwendung der Programme spricht, ist die damit verbundene Zeitersparnis. Für die Erstellung von Dienstplänen wurden in der Vergangenheit oft mehrere Mitarbeiter benötigt, die sich nur mit diesem Thema befassten. Wie der Eintrag bei wikipedia.org zu diesem Thema zeigt, konnte bereits ein kurzfristig erkrankter Mitarbeiter die gesamte Planung wieder zunichte machen. All dieser Aufwand ist durch die moderne Unterstützung nicht mehr notwendig. Moderne Softwarelösungen sind praktisch selbstständig dazu in der Lage, sich um die Zuordnung aller wichtigen Zeiten zu kümmern.
Die Verantwortlichen müssen im Vorfeld nur alle wichtigen Eckdaten angeben, die beim Erstellen des Dienstplans berücksichtigt werden sollen. Entsprechend groß ist die zeitliche Ersparnis, welche Unternehmen zum Beispiel durch den Einsatz von PEP erfahren. Die damit verbundene Möglichkeit, sich wieder mehr auf jene Aufgaben zu konzentrieren, die für den Umsatz in der Firma verantwortlich sind, präsentiert sich als ein wichtiger Mehrwert auf diesem Weg. Dies rechtfertigt auch den finanziellen Aufwand, der mit der Einrichtung der modernen Personalplanung verbunden ist. Durch die höhere Effizienz, die in der Folge dessen erzielt werden kann, lässt sich die Investition im Laufe der Zeit amortisieren.

Umgang mit gesetzlichen Bestimmungen

Dies allein ist allerdings nicht dafür verantwortlich, dass in den letzten Monaten immer mehr Firmen auf die modernen Lösungen setzten. Zugleich erleichtert ihr Einsatz nämlich auch die Einhaltung aller wichtigen gesetzlichen Regelungen. Dies gilt zum Beispiel für das Mindestlohngesetz, das nachweislich eingehalten werden muss. Durch die Option, auch die Abrechnung automatisiert durchführen zu lassen, kann hier automatisch der Nachweis für die Einhaltung aller Bestimmungen erbracht werden.
Sogar die Entgeltabrechnung kann heute ein Teil dieses Arbeitsprozesses sein und in die Softwarelösung integriert werden. Auf diese Art und Weise werden innerhalb des Unternehmens weitere Ressourcen geschont, die dann anderen Bereichen zur Verfügung stehen. Somit handelt es sich bei diesen Neuerungen auf dem Gebiet der Personalplanung geradezu um ein Paradebeispiel dafür, was durch den Einsatz der Digitalisierung in den kommenden Jahren noch möglich sein könnte.

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